Acht soorten werk die je niet meer zelf hoeft te doen.
Elk systeem hieronder lost één ding op dat vandaag tijd of geld kost. Welke jij nodig hebt, bepalen we in het eerste gesprek.
De meeste zaakvoerders weten precies waar hun week aan opgaat. Dat is genoeg om te beginnen. Welk systeem daarbij hoort zoeken wij uit.
Je mailbox komt gesorteerd bij je aan
Alles wat binnenkomt via mail, formulieren of berichten wordt gelezen en op de juiste stapel gelegd. Wat jouw beslissing nodig heeft, komt apart.
Wat wij hier zelf mee doen: ons eigen systeem heeft 986 berichten geclassificeerd. In 42 gevallen vroeg het om een beslissing. De rest ging door zonder tussenkomst.
De ochtend begint met uitzoeken
Zestig berichten. Vijf vragen echt om jou; de andere vijfenvijftig moeten worden doorgestuurd, bevestigd, gearchiveerd of gewoon gelezen en vergeten.
Dezelfde vraag, elke week opnieuw
Openingsuren, levertermijnen, of die bestelling nu al vertrokken is. Iemand typt die antwoorden telkens opnieuw.
Iets valt tussen wal en schip
Een mail die niemand oppakte omdat iedereen dacht dat de ander het deed.
Een collega die nooit iets laat liggen
Dit krijgt een taak en voert die van begin tot eind uit. Het komt terug wanneer het klaar is, of wanneer het vastloopt op iets dat jouw beslissing nodig heeft.
Van aanvraag naar offerte
Iemand vraagt een prijs. Het systeem haalt de gegevens op, rekent, en legt een concept klaar voor je handtekening.
Van gesprek naar dossier
Wat besproken is staat in het dossier, met de afspraken eruit gelicht. Er schreef niemand mee.
Opvolgen tot er antwoord is
Die leverancier die nooit terugbelt wordt netjes herinnerd, zo vaak als nodig, tot het antwoord er ligt of jij zegt dat het genoeg is.
Wat elke week hetzelfde is, gebeurt vanzelf
Het handwerk tussen je programma's: overtypen, kopiëren, controleren, doorsturen. Dat loopt voortaan zonder dat er iemand aan denkt.
Gegevens van scherm naar scherm
Elk bedrag dat een mens overtypt kan verkeerd landen. En niemand meet hoeveel tijd het kost.
Het vrijdagrapport
Cijfers uit drie bronnen bij elkaar zoeken en in een bestand plakken. Elke week.
Herinneringen versturen
Openstaande facturen, vervallen contracten, afspraken die nog bevestigd moeten worden, en het jaarlijkse onderhoud dat niemand in de agenda zette.
Weten hoe het gaat zonder het te moeten vragen
Eén overzicht met de cijfers die er voor jou toe doen, elke dag ververst. Plus een bericht wanneer er iets afwijkt.
Wat wij hier zelf mee doen: elke ochtend om half acht ligt er een briefing klaar met wat die dag aandacht vraagt. Sinds eind mei draaiden 1.157 geplande taken, waarvan 1.036 zonder fout. De 50 die faalden staan gelogd.
Hoe loopt de maand
Vandaag is dat een vraag aan de boekhouder, of zelf in drie programma's gaan kijken en de uitkomsten optellen.
Welke klant is stil geworden
Iemand bestelde elke maand. Nu twee maanden niets. Dat merk je pas als je eraan denkt te kijken.
Er gaat iets mis
Een kost die verdubbelt. Een marge die zakt. Je wil dat horen op de dag dat het gebeurt.
Facturen en documenten die hun weg vinden
Wat binnenkomt als PDF, foto of scan wordt uitgelezen en op de juiste plek gezet. Bij twijfel krijg je één vraag.
Wat wij hier zelf mee doen: 68 facturen uitgelezen, waarvan er 27 zichzelf aan de juiste betaling koppelden. De rest ging handmatig, en we weten precies welke.
Facturen bij de juiste betaling
“Heb ik hiervoor al een factuur gearchiveerd?” Die vraag kost per maand uren.
Bonnetjes van onderweg
Een foto volstaat. Het bedrag, de leverancier en de datum worden eruit gehaald voor je terug op kantoor bent.
Contracten terugvinden
Wat stond er ook alweer in dat contract over de opzegtermijn? Je zoekt erin zoals je in je mail zoekt.
Eén keer invoeren, overal bijgewerkt
Je boekhouding, je klantenbestand en je planning blijven staan zoals ze zijn. Ze gaan alleen weten wat er bij de andere gebeurt.
Dezelfde klant, drie keer ingetikt
In het CRM, in de boekhouding, in de planning. Drie kansen op een typfout, en één adreswijziging die er maar op twee plekken doorkomt.
Exports heen en weer
Een bestand downloaden, aanpassen, ergens anders uploaden. Elke maand hetzelfde ritueel.
Niemand weet welk cijfer klopt
Twee systemen geven twee getallen. De vergadering gaat dan over welk getal het echte is.
Je bedrijf beantwoordt zijn eigen vragen
Getraind op jouw documenten, jouw afspraken en jouw manier van werken. Je stelt de vraag in gewone taal en krijgt het antwoord met de bron erbij.
De nieuwe medewerker
Vraagt drie maanden lang alles aan iemand die het druk heeft.
Waar staat dat ook alweer
Een afspraak uit een mail van vorig jaar. Een bijlage in een map waarvan niemand de naam nog weet.
Vragen buiten de uren
Klanten willen 's avonds iets weten dat gewoon in je documenten staat. Nu wachten ze tot morgen.
Iets dat alleen bij jou bestaat
Standaardsoftware dekt wat elk bedrijf doet. Het stuk dat jouw bedrijf anders maakt zit er per definitie niet in, en daar loopt je team elke dag tegenaan.
Jouw vakjargon
Termen en regels die alleen in jouw sector bestaan, en die in geen enkel pakket zitten.
Een stap die nergens past
Die ene controle of berekening die je team met de hand doet, omdat geen enkele tool ze kent.
Werkt zoals jij werkt
Je team hoeft zijn manier van werken niet te veranderen. Het systeem past zich aan, niet omgekeerd.
Je weet nu wat er kan. Blijft de vraag welke bij jou past.
- 01We kijken naar je week
Waar gaat de tijd naartoe, en wat komt telkens terug.
- 02We kiezen er één
Het systeem dat zich het snelst terugbetaalt.
- 03Je krijgt een voorstel
Met een vaste prijs en een doorlooptijd.